北京大学学籍档案管理实施细则

北京大学学籍档案管理实施细则

校发[2003]145

  第一条  为了加强学籍档案的整理立卷和归档工作,更好地为学校各项工作和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法规,结合学校情况,制订本细则。

第二条  学籍档案是指学生自入学之日起,在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕(结)业等情况的重要凭证。

第三条  学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分,要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档,交校档案馆永久保存。

第四条  学籍档案的归档范围:

一、《学籍表》;

二、《成绩表》;

三、研究生毕业审批、论文答辩及学位授予有关材料;

四、研究生论文导师评语;

五、长期、预科留学生的个人申请材料;

六、其他具有永久保存价值的材料。

第五条  归档文件材料的质量要求:

一、手工书写应用不褪色的黑色、兰黑色材料,字迹要求工整清晰;

二、学生休学、退学、复学、转学、辅修、转系、出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明;

三、学籍表中的照片要用原件;

四、毕业审查和学位评定的栏目中,要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。

第六条  归档时间与归档单位

一、归档时间:

研究生学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档。本专科、成教生学籍档案、长期、预科留学生学籍档案,如无遗留问题,于学生毕业当年归档。有遗留问题的在学生毕业一年之内办理完毕,于下一学年初归档。

二、归档单位:

博士研究生学籍档案暂时由研究生院负责归档;

硕士研究生学籍档案自2002学年度开始由所在教学单位负责归档;

长期、预科留学生学籍档案由国际合作部负责归档;

本专科、成教生学籍档案由所在教学单位负责归档。

第七条  归档文件材料的整理立卷方法见《北京大学学籍档案整理要求》。第八条  归档手续

填写档案移交清单(附档案目录)一式二份,移交双方各保存一份备查。

第九条  学籍归档工作的监督、检查指导 

一、档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查;

二、档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。

第十条  本细则经2003617日第501次校长办公会讨论通过,自通过之日起执行。1993年档案馆制订的《本专科毕业生学籍表归档办法》停止执行。

第十一条  本细则由档案馆负责解释。