查档须知和常见问题

一、查档时间

    周一至周五,上午8:2011:20,下午13:20–16:20;

    周五下午、周六日及法定节假日闭馆,寒暑假开放时间另行通知。

 

 

二、查档手续

1、个人查档:本人前来办理须携带有效身份证件原件及介绍信(介绍信样本),代理人前来办理须出示委托人亲笔签名的授权委托书(委托书样本)、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。

2、因公查档:经办人须出示单位介绍信及个人有效身份证件原件。

 

三、常用档案借阅规则

    1、建国前档案

查阅京师大学堂、老北大、西南联大、日伪占领区北京大学、北平大学、燕京大学等建国前档案,利用者须提供本人有效身份证件、所在单位介绍信(注明查阅主题和年代范围)办理借阅手续。

    2、建国后档案

录取新生名册、成绩单、毕业证明、学位审批材料。本人前来办理,须携带有效身份证件原件;代理人前来办理,须出示委托人亲笔签名的授权委托书、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证件原件。利用者须准确提供入学时间、毕业时间、学院、专业、学号、生源地、是否获得学位等基本信息。

党政档案。查阅本单位档案须提供个人有效证件、本单位介绍信;查阅非本单位档案须提供个人有效证件、本单位介绍信(注明查阅事件和年代范围)及档案形成单位知情同意书(相关负责人签字并加盖公章)。本馆所存党政档案原则上仅供校内人员查阅利用,校外人员因公查档时,须持单位介绍信、档案形成单位知情同意书(相关负责人签字并加盖公章)并经档案馆负责人同意后方可查阅。

基建档案。基建档案原则上仅对基建工程部人员提供借阅,其他单位因公查阅时须提供个人有效证件、本单位开具的介绍信及基建工程部知情同意书(相关负责人签字并加盖公章)。复制图纸须签署相关利用承诺书。

人事档案。本馆所存为去世五年及以上人员的人事档案,查阅时须由其生前所在单位的人事干部持党委介绍信前来办理,亲属及其他人员不得查阅。其他与人事档案相关的借阅,请到人事部人事档案科办理(地址:校长办公楼二层,电话:62751227)。

人物档案。查阅人物档案须提供利用者个人有效证件、所在单位介绍信及人物档案本人或家属的同意函办理相关借阅手续。

资料、出版档案。利用者须提供个人有效证件及所在单位介绍信办理相关借阅手续。

 

四、收费办法

 1、根据国家档案局关于严格执行财政部、发改委关于取消利用档案收费规定的相关要求,档案借阅不再收取档案保护费及证明费。

         2、复制档案时收取相关费用:扫描10/页;复印A3 0.5/页,A4 0.3/页(均以档案标注页码为准)。

 

 

常见问题

1、毕业证书、学位证书丢失应如何补办?

本人或代办人携带有效证件(代办人携带委托人亲笔签名的授权委托书)前来办理,须准确提供入学时间、毕业时间、学院、专业、学号、生源地、是否获得学位等基本信息。凭档案馆出具的材料,可到教务部研究生院继续教育部等相关部门进行补办。

 

2、学生人事档案丢失可以补办哪些材料?

可以在档案馆补办的材料有:本科生/成教生:①学籍表 ②成绩单;研究生:①学籍表 ②成绩单 ③指导教师对学位论文的学术评语 ④答辩报告书/答辩决议书。

如仅复印学籍表、成绩单,可由本人持有效身份证件提出申请;如需复印其他材料,还应提供所在单位人事部门出具的公函。

 

3查询高考录取信息须要哪些手续?

本人或代办人携带有效证件(代办人携带委托人亲笔签名的授权委托书)前来办理,准确提供高考年份及生源地信息后即可查询。

 

4、档案资料是否可以拍照、复印或扫描?

档案未经允许不得拍照,如需复制档案,应经档案馆同意,由工作人员进行复制,并收取相应的档案复制费。

 

5、档案能否借出?

档案原则上不外借,利用者应在档案阅览室查阅。特殊情况须要借出时,须经馆领导批准,并办理相应的借出手续。

 

6、是否可以通过电话、邮件、传真等方式查档?

本馆不接受电话、邮件、传真等方式查档,请利用者本人或委托人按照相应手续到馆查档。

 

7、个人能否公开档案内容?

本馆保管的档案,任何组织和个人无权公布。利用者不得在发表刊物中摘录和引用档案全文,部分引用时应注明北京大学档案馆收藏”的字样和该档案档号。任何组织和个人未经档案馆同意不得向社会公布、陈列、展出档案,全文公布或汇编出版档案应征得档案馆同意并签订出版合同,违反者依《中华人民国和国档案法》和相关法规追究责任。