• 归档细则
    • 北京大学人物档案接收整理要求

      一、征集接收

      (一)首先进行价值鉴定,确定材料真实性、从中筛选出有保存价值的材料,重要的可存2件。

      (二)核对材料题名、形成时间、责任者等,没有的应考证。

      (三)清点材料数量,做临时接收手续。

      二、整理要求

      人物档案材料的整理单位为件。具体整理步骤:

      (一)按人物档案征集范围顺序(1-8)排列材料,同一类材料按时间顺序进行排列;

      (二)去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物。装订线以外有文字的要贴边条,有保存价值的小便条要贴在大纸上,对破损的材料进行裱糊。左侧下侧对齐,距左边15mm三点一线装订或不锈钢订书针装订。三页以下(含三页)的材料,可以用粘结剂在装订线内三点粘结装订。尽量保持档案材料的原貌;

      对年代久的纸质材料要进行杀菌灭虫。杀菌灭虫要严格按安全操作规程进行。

      (三)确定题名:题名要求能准确揭示文件内容,不超过50个汉字。题名一般引用原材料的标题。

      (四)编写页号:凡是有文字的页面都要用铅笔编页号。两面都有字的,正面编在距右下角侧边20mm 处,反面编在距左下角侧边20mm处。在第1页的页号前写上本件的总页数(有卷内目录的不写)。如5-15表示本件总页数(总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写),1表示本件第一页。

      (五)确定档号:

      档号共15位,标识方法如下:

      1      RW      ×××    ××××  -   ××××

      全宗号档案类号 人物代号  档案征集年  -     件号   

      1     2       3      4   1    4

      北京大学的全宗号为1

      人物代号按人物档案进馆的时间顺序从001开始,每位人物档案的件号从0001开始。

      一件材料一个档号。把打印好档号的自粘性标签贴在每件材料背面右上角上。

      (六)确定盒号:将材料按顺序装盒,确定每一件材料的盒号。盒号从1开始。注意每盒不能装得太满,照片插入照片档案塑料芯后再装盒。

      (七)计算机编目:利用档案馆的档案管理系统,将档案目录的相关项目录入计算机,打印人物档案目录。

      人物档案目录录入的主要内容

      1、盒号:

      2、档号:

      3、责任者:文件材料的制发者;

      4、题名:

      5、形成时间:1999220日为19990220

      6、页数:本件的总页数;

      7、保管期限:永久;

      8、载体类型:纸质、光盘等;

      9、载体单位:件、张;

      10、载体数量:

      11、备注:需要说明的问题;

      12、参见号:与本件有直接联系的其他档案的档号。

      (八)填写备考表及盒面、盒脊内容

      填写盒内备考表各项内容,将盒内备考表置于盒内材料的下面,用铅笔填写盒面的件数,加盖单位名称章,打上盒脊盒号及本盒起止档号,上部贴人物姓名标签。

       

                                        北京大学

                                    2004514