（讨论稿）

一、整理单位

照片档案的整理单位为张。按张整理的传统照片档案包括照片、底片、文字说明三部分；数码照片档案包括冲印照片、照片电子文件、文字说明三部分。

二、整理步骤

（一）剔除重份、内容无关紧要及画面不清晰的照片。

（二）将本单位同一年度形成的照片（包括底片或电子文件）按形成时间的顺序排列。同一件事（活动）的照片也按形成时间的顺序排列。

（三）确定题名：题名（即文字说明）要求确切概括照片的事由、地点、人物、背景的基本内容，不超过50个汉字；

（四）确定档号

档号共15位，标识方法如下：

 ×   ××         ×      ×××     ××××       -      ×××

全宗号 档案门类号     分类号    单位代码     形成年代               顺序号      

1位   SX         1位       3位        4位       1位       3位

说明：北京大学全宗号为1；

分类号：1为照片；

形成年代：照片档案形成的年度，用4位阿拉伯数字标识；

顺序号：在年度内本单位排列的顺序号，用3位阿拉伯数字标识。

如：1SX16052005-001为北京大学宣传部照片档案2005年第1张 。

将打印有档号的自粘性标签贴在该张照片背面上部。

（五）确定底片号：底片号即底片编号，与相对应的照片同一档号，为便于书写，底片号简写为单位编号3位、年代后2位、张号省去前面的0（1-3位），如605021为宣传部2002年第1张底片，底片号用铁笔横排刻写在胶片乳面片边处。

将底片袋用双面胶固定在照片背面，一起插入照片档案册塑料芯内。

数码照片电子文件即作为数码照片底片保存，编号方法与底片号相同。

（六）数码照片电子文件格式标准和整理要求

（1）数码照片格式：数码照片应以JPG、TIF格式保存。

（2）照片电子文件命名规则：以底片号作为电子文件的名称。

（3）文字说明应包括每张照片的题名、档号和照片文件名称，以TXT或RTF格式保存。例如：

照片题名              档号               照片文件名称

XXXXXXXX照片    1SX16052005-001          605051.jpg

（4）数码照片电子文件的脱机保存载体按优先顺序依次是：一次写光盘、硬磁盘。禁用其他光磁介质作为数码照片长期保存的载体。

（5）通过原文上传方式将数码照片上传至档案馆服务器，由档案馆人员检查确定需归档的照片后，再进行归档。

（七）确定的盒号：将照片档案初步装档案盒，确定每一张的盒号。

（八）计算机编目：利用档案管理系统，按要求将照片档案目录的相关项目输入计算机，打印照片文字说明卡片、照片档案目录。

1、照片档案目录录入的主要内容：

(1)盒号：

(2)档号：

(3)摄影者：照片的拍摄人或拍摄单位；

(4)题名：

(5)结束时间：照片拍摄时间。例如2005年5月16日录入20050516；

(6)保管期限：永久或长期；

(7)照片数：单张整理为1；

(8)底片数：有则填1；

(9)参见号：与照片有直接联系的其他档号，如数码照片注明光盘的档号；

(10)备注：在每一件事第1张照片的备注中填写S及该事起止档号的顺序号部分，如 S 011-022；

2、打印照片文字说明卡片（文字说明内容不完整的，在卡片中填写），与对应的照片、底片一起插入照片档案册；打印照片档案（事）目录、照片档案（张）目录。数码照片打印出文字说明、案卷目录，如果以光盘作为数码照片载体，应将文字说明贴在光盘外包装上，并用软笔在光盘的正面书写档号范围。

（九）填写盒内备考表及盒面、盒脊内容

填写盒内备考表内容，盒内备考表置于照片档案册的最后一页；盒面的归档单位待移交档案时在档案馆加盖单位名称章，盒内的件（卷）数及盒脊的盒号、起止档号用铅笔填写。

北京大学档案馆

2005年3月15日