（讨论稿）

一、整理单位

音像档案的整理单位为张：以光盘形式归档。

二、整理的质量要求

（一）剔除与内容无关紧要或影像、声音不清晰的音像材料；

（二）每张光盘应有形成时间、具体内容、制作单位或个人等说明，要按形成时间顺序注明每件事的时间、地点、具体内容、解说人的姓名等。

三、整理步骤

（一）分类排列。将本单位同一年度形成的音像材料分类按形成时间的先后顺序排列。全校同一年度形成的各类音像档案分别按归档时间的顺序统一排列。

（二）确定题名：题名应准确揭示音像档案的内容，不超过50个汉字。其中由录音带、录像带转换的光盘在题名结尾处填写光盘的类别，如录音光盘或录像光盘等；

（三）确定档号:

档号共15位，标识方法如下。

×     ××     ×      ×××  ××××    -      ×××

全宗号  档案门类  分类号   占位符  形成年度    -      顺序号

 1位     SX        1位     3位     4位      1位     3位

北京大学全宗号为1；

分类号： 2录音带  3录像带  4 影片  5磁带  6磁盘  7光盘；

占位符：统一为000；

形成年代：为4位阿拉伯数字；

顺序号：同一年度内全校统一排列的顺序号，各类顺序号均从001开始。                                            

如，   1SX70002005-001为北京大学2005年第1张光盘。

用软笔在光盘的正面书写档号。

（四）确定盒（架）号：将音像档案初步装档案盒或光盘架，确定每一盘（张）的盒号或架号。全校同一年度音像档案每一类的盒号或架号从1开始。

（五）计算机编目：利用北京大学档案管理系统，按要求将案卷目录的相关项目输入计算机，打印文字说明及案卷目录。

案卷目录录入的主要内容：

1、盒号： 档案盒号或架号；

2、档号： 录入时由档案员依据档号规则录入本单位范围内的序号，在上报之前由档案馆人员统一分配档号；

3、责任者：形成单位或个人；

4、题名：

5、开始时间、结束时间：即文件形成的起止年月，如果只有一个时间，录入结束时间，如2005年12月31日为20051231；

6、保管期限：永久；

7、数量：

8、载体类型：下拉选项；

9、参见号：有直接联系的其他档号；

10、备注：需要说明的问题。

打印出文字说明、案卷目录，将文字说明贴在光盘外包装上，并用软笔在光盘的正面书写档号。

（六）填写备考表及盒面、盒脊内容：将音像档案装入档案盒或光盘架。装入档案盒的填写备考表各项内容，用铅笔填写盒内的件（卷）数及盒脊的盒号、起止档号。将备考表置于盒内档案的下面。

2005年3月