一、整理单位

（一） 博士、硕士研究生和长期、预科留学生以个人为单位立卷。

（二） 本专科、成教生学籍按班或专业为单位立卷，一般以40人左右立一卷。

二、文件材料排列顺序

（一） 博士、硕士研究生按照学籍表、成绩表、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料的顺序排列。

（二） 本专科、成教生每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。

三、检查与编写页号

（一） 立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确。

（二） 凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1为第1页。

四、档号标识与编制原则

（一） 档号标识：

×      ××      ×      ×××  ×××× -   ×××

全宗号 档案门类号 学籍分类  单位码  形成年代 - 案卷顺序号

     1      XJ       1位      3位     4位       3位

北京大学全宗号为1；

学籍分类：B 博士  S 硕士  D 本专科  C 成教生  W留学生；

单位码：指党办校办给本单位的代码；

形成年代：学籍表、成绩表形成的最后年度

如，本专科生档号标识：1XJD0012002-001为北京大学数学学院本科生2002年第001卷学籍档案。

（二） 档号编制原则：博士生的档号由研究生院分别按院系、专业、学号的顺序升序编号；硕士生的档号由各教学单位按专业、学号的升序自行编号；本专科生、成教生由各教学单位按学籍分类自行编号。各类学历档号中的案卷顺序号每年从001编起。

五、利用计算机编目

利用档案管理系统，将案卷目录、卷内目录录入计算机，并打印出封面、卷内目录和案卷目录。

（一） 研究生、长期和预科留学生学籍档案案卷目录需要说明的项目

1 盒号：整数型。每年博士、硕士生、长期、预科留学生均各从1盒开始编起；

2 题名：准确揭示卷内文件材料内容。50个汉字。

博士生、硕士生学籍档案案卷题名应包括：院（系）专业 博士生或硕士生 姓名 ××××年毕业审批材料等内容。

长期、预科留学生学籍案卷题名应包括院系 专业 国名 留学生姓名（中文姓名，外文姓名）（性别）个人学籍材料等内容。

3 形成时间：即学籍成绩表形成的最后年月。如200007

4 页数：本卷的总页数。

5 保管期限：永久

（二） 本专科生、成教生案卷目录需要说明的项目

1 盒号：由档案馆确定，归档前不需录入；

2 题名：准确揭示卷内文件材料内容，不超过50个字。

题名应包括院系、专业、届、本科、专科生（成教生）、学籍成绩表等内容。

如一个专业学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。

3 形成时间：即学籍文件形成的最后年月。

4 页数：本卷的总页数。

5 保管期限：永久

（三） 本专科生、成教生卷内目录需要说明的项目

1 序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始。

2 姓名：学生姓名。

3 形成时间：为学籍表、成绩表的最后形成时间。

4 页次：每个学生学籍成绩表的首页。最后一份学籍表、成绩表填首尾两个页号，两个页号间用-隔开。如96-98。

六、装订

去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍、成绩表、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左、下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），装订结打在材料背面。

七、填写备考表及盒面、盒脊内容

填写盒内备考表各项内容；盒面的件（卷）数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内文件的下面。

八、需要说明的问题

 以上要求适用于全部信息由人工录入的方式，如今后采取将各学生信息库中有关项目转入后再添加少量归档信息的方式，具体操作须另行培训。

北京大学档案馆

2002年9月