一、整理单位

文件材料的整理单位为件或卷。一事一份文件的为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件、转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。一事多份文件（文件要同一保管期限和同一密级）的为一卷，卷要建立卷内目录。收发文处理单应随原件存档。

二、整理原则

文件材料整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、归档文件质量要求

归档文件材料应归原件，若无原件，则可归一份复印件（具有凭证作用的复印件要加盖立卷单位公章）。

归档文件应齐全完整，已破损的文件应修补，易褪色（如热敏纸）的文件应归复印件。

文件材料的形成时间（年月日）、签字、盖章等手续必须齐全。

四、整理步骤

（一）按年度集中文件：

1、年度计划、总结、报告、报表、奖励等文件材料，放在内容针对之年；

2、跨年度的规划和计划，归入文件内容针对的第一年；

3、跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一年；

4、跨年度处理完毕的文件归入办毕或结案的一年；按教学年度形成的材料，放在该学年度末的一年；

5、跨年度的请示与批复，放在文件批复的年度。

（二）文件材料的分类、排列和确定保管期限：

根据《北京大学文书文件材料归档范围和保管期限》所列顺序将一年的文件依序排列确定件（卷）。将同一类的文件材料排列在一起。每件文件材料排列原则：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文件在前，被转发文件在后；印件在前，定稿在后；案件文件，结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后。同时确定每一件卷的保管期限。

（三）确定题名：题名要求能准确揭示文件内容，不超过50个字。单份文件如标题明确，可用原有标题，否则需要重新拟写题名。多份文件的题名应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

（四）编写页号：凡是有文字的页面都要用铅笔编页号。两面都有字的，正面编在距右下角侧边20mm 处，反面编在距左下角侧边20mm处。按件整理的文件，在第1页的页号前写上本件的总页数（有卷内目录的不写）。如5-1，5表示本件总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1表示本件第1页。一件文件已有连续页号的可使用原页号。

（五）确定档号:

档号共15位，标识方法如下：

×      ××     ×××     ××××   -     ×      ×××

全宗号 档案门类号 单位代码  文件形成年度 - 下属分类号  顺序号

1位      GL       3位        4位           1位      3位

说明：北京大学的全宗号为1。

对少数单位归档文件多，统一整理有困难的，经档案馆同意，档号设“下属分类号”进行标识，从1开始依序为每个下属分类号编号，每个下属分类号每年从001号排序。如不分下属分类号，此位为0。

例如： = 1 \* GB3 ①1GL6092001-1001表示：全宗为北京大学的人事部某办公室2001年1号文书档案。

 = 2 \* GB3 ②1GL0012001-0001表示：全宗为北京大学的数学学院2001年1号文书档案。

每一年度档号的顺序号从001开始编写。

单份文件用原有标题的，可在归档文件首页上端居中或右上角空白处加盖档号章。

（六）确定件（卷）的盒号：将归档文件按顺序依次初步装盒，确定每一件（卷）的盒号。每个归档单位每一年度盒号从1开始编，装满一盒后再装下一盒，直至装完。注意每盒不能装得太满，适当留有余地。

（七）计算机编目：利用北京大学档案管理系统，按要求将案卷目录、卷内目录相关项目录入到计算机，根据需要打印封面、卷内目录和案卷目录。加盖档号章的文件，不打印封面。

1、案卷目录录入的主要内容：

（1）盒号：

（2）档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；

（3）文号：发文的字号；

（4）责任者：文件的发文机关或署名者；

（5）题名：案卷标题

（6）文件开始、结束时间：即文件形成的起止年月日，如20010602、20020712；只有一个时间的录入结束时间；

（7）页数：本件（卷）的总页数；

（8）保管期限：永久或长期；

（9）密级：原文件带密级，且归档时未到解密期限的可录入此项。本单位产生的文件，需确定密级或标“内部”的，按北京大学保密委员会2001年11月30日的《北京大学关于依法确定密级工作的暂行规定》的法定程序、标识要求执行；

（10）备注：需要说明的问题，按卷整理的在此项填写“卷”字；

（11）参见号：与本卷有直接联系的其他档案的档号。

2、卷内目录录入的主要内容：

（1）序号：1份文件为一个序号，从1 开始；

（2）文号：发文的字号；

（3）责任者：文件的发文机关或署名者；

（4）题名：文件的标题；

（5）文件形成时间：

（6）页次：每份文件首页的页号，（最后一份文件需填写首尾两个页号，两页号间用-隔开，如96-98）。

（7）备注：需要说明的问题。

（八）装订：

1、去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物；

2、装订线以外有文字要贴边条，有保存价值的小便条要贴在大纸上；

3、按照封面、卷内目录、文件、封底（最后一页纸的背面有字或纸质较薄的须加封底）的顺序，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，左下侧对齐，距左边15mm三点一线装订，线在背面打结。三页以下（含三页）的文件，可以用粘结剂在装订线内三点粘结装订。

（九）填写备考表及盒面、盒脊内容：

填写盒内备考表各项内容；盒面的件（卷）数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内文件的下面。

北京大学档案馆

2003年6月