（讨论稿）

一、整理单位：

实物档案的整理单位为件。同一时期形成的成套的票证为一件。

二、整理步骤：

(一) 按年度分类。一个单位一个年度内的实物档案按归档范围（一）至（六）

的顺序排列；全校同一年度形成的实物档案按归档的先后顺序统一排列。

(二) 确定题名：题名包括实物名称及相关说明，不超过50个汉字。

（三）确定档号：

实物档案的档号共15位，标识方法如下：

×       ××     ×××  ××××      -   ××××

全宗号    档案门类号    占位符   形成年度           顺序号

1位        SW        3位    4位        1位      4位

北京大学全宗号为1。

形成年度：实物的形成年度为4位阿拉伯数字。

占位符：统一为000。

顺序号：为实物在同一年度内全校统一排列的顺序号，用 4位阿拉伯数字标识。

如，1SW0002005-0001为北京大学2005年第1件实物档案。

档号章标签贴在实物的背面。

（四）确定实物的盒号：可以装盒的实物，按档号顺序装盒，确定每件的盒号。每年盒号从1开始。

（五）计算机编目：利用北京大学档案管理系统，按要求将实物档案的相关项目输入计算机，打印档案目录

1、档案目录输入的主要内容：

(1)盒号：实物所在盒的编号，不能装盒的实物，不录入此项；

(2)档号：录入时由档案员依据档号规则录入本单位范围内的序号，在上报之前由档案馆人员统一分配档号；

(3)责任者：实物的形成者或归档者；

(4)题名：

(5)形成时间：即实物形成或赠送的日期，如2005年6月2日为20050602；

(6)数量：同一实物的数量，一般不超过3件；

(7)保管期限：一般为永久；

(8)归档单位：实物的移交单位；

(9)备注：需要说明的问题。

（六）填写备考表及盒面、盒脊内容。

需要装盒的档案填写盒内备考表各项内容；盒面的件数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内材料的下面。

2005年3月