（讨论稿）

第一条  为加强对照片档案的整理和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定，结合我校具体情况，制定本细则。

第二条  照片档案是指我校单位及个人从事党群、行政、教学、科研、基建、外事等活动中形成的，对学校和社会有保存价值的，以影像为主要表现形式的历史纪录。常规照片档案包括照片、底片和文字说明。数码照片档案指通过扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储的，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件，数码照片档案一般由数码冲印照片、照片电子文件、文字说明三部分组成。

第三条  照片档案实行专业摄影者或承办（形成）单位整理归档制度。各单位应把照片档案工作纳入各项管理工作之中，由专业摄影者、文书档案员或科研档案员负责照片档案的积累、整理、归档工作。

个人在其教学、科研、党政管理等职务活动中形成的照片档案，必须按照规定向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。

各单位整理归档照片档案所需经费，在本单位事业费中开支。

第四条  照片档案归档范围和保管期限，见《北京大学照片档案归档范围和保管期限》（附件一）。照片档案的保管期限分长期（16-50年），永久（51年以上）。

第五条  各单位在照片档案形成中应做到：

（一）在安排或聘请摄影人员工作时，要将照片档案整理、归档工作纳入其职责范围，确保工作结束时，向本单位兼职档案员提供完整、准确、系统的照片、底片（数码照片为照片电子文件）、文字说明。

（二）举办重要活动，聘请摄影人员进行摄影，承办单位应向摄影人员提供重要活动的新闻报道稿、活动程序表、简要内容，如时间、地点、内容，活动主持人，主要参加人（所在单位、职务、职称、）位置，发言人的顺序、姓名、职务，发言的简要内容，及其他需要说明的情况。照片洗出后，应对照片文字说明进行确定。

（三）任何部门或个人都不得私自保存、销毁和带走应归档的照片、底片。

第六条  照片档案具体整理方法见《北京大学照片档案整理要求》（附件二）   

第七条  归档时间：照片档案形成后半年内整理归档。

第八条  归档手续。填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。

第九条  个人捐赠。鼓励个人捐赠反映北大发展变化或个人在北大学习、工作、生活的照片。个人捐赠照片时，可提出利用要求。

第十条  档案馆通过举办展览的方式，开发照片档案信息资源，积极提供利用，对照片档案的摄影者、移交归档者、捐赠者，保证其优先利用权，并按照《中华人民共和国著作权法》等法规，维护摄影者“依法享有在有关技术文件和作品上署名的权利与获得奖励、报酬的权力”。

第十一条  照片档案工作的指导、监督和检查

（一）档案馆会同有关部门对照片档案的形成、整理、归档工作进行监督和检查。

（二）档案馆负责照片档案整理归档工作的指导。

第十二条  本细则由档案馆负责解释，自发布之日起执行。

                                                  北京大学

2005年3月15日

附件一：北京大学照片档案归档范围及保管期限

附件二：北京大学照片档案整理要求