第一章 总则
第一条 为规范档案管理系统的权限管理工作，明确不同权限系统用户的管理职责，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》及其他相关规定，结合档案馆实际情况，制定本办法。
第二条 档案管理系统是由计算机软硬件、网络和通讯设备、电子档案管理业务和保障档案系统安全、可靠运行的基础支撑工具（如数字签名、数字认证、文件格式）等组成的，以实现档案可信管理、档案管理业务活动和提供档案利用为目的的计算机信息系统。
系统权限，是指在档案管理系统中用户所能够执行的操作及访问数据的范围和程度。
操作员即上述软件系统的使用人员。
第二章 权限分配原则和职责划分
第三条 档案馆负责档案管理系统的管理工作，同时也是系统用户权限的归口审批和管理部门。档案馆内设机构技术编研办公室负责系统内各用户权限的开通、监控、变更等工作。其他使用档案管理系统的各单位，均为系统操作部门；使用人员为各岗位操作员。
第四条 操作员权限管理原则
（一）操作员权限最小化原则
档案馆根据“权限最小化原则”，结合档案业务需求和安全访问控制策略，配置用户角色和操作权限，确保档案管理系统使用人员仅被授予执行任务和完成工作所必需的最小权限。
（二）重要岗位间权限相互牵制原则
根据“重要岗位间权限相互牵制原则”，档案管理系统权限及账号管理工作实行“申请-审批-操作-复核”多环节多人相互制约的管理机制，通过“多级授权，多人审批”监督权限的使用，保障授权工作流程准确无误。
（三）职责分离原则
职责分离原则要求不相容的权限之间形成相互制约的关系。在此基础上档案管理系统权限划分为：系统管理员和权限复核员，形成相互监督、相互制约的关系。
第五条 职责划分
（一）档案管理系统管理员
档案管理系统的管理员由技术编研办公室指派，并报馆务会通过、备案。系统管理员负责用户帐号管理、用户角色权限分配、各模块运行的安全监管及数据备份，并定期进行档案管理系统维护和日志审查工作。
（二）权限复核员
档案管理系统的权限复核员由技术编研办公室指派，并报馆务会通过、备案。权限复核员负责授权完成后，对权限分配情况和账号清理情况进行检查、复核。
第三章 用户权限管理
第六条 用户权限申请
各部门依据实际工作情况，当需要变更档案管理系统的用户权限（包括系统权限的增加、转移和注销）时，可由工作人员本人填写《部门档案工作人员系统权限变更登记表》（见附件1）和《档案馆工作人员系统权限申请表》（见附件2）。
第七条 用户权限审批
（一）部门档案工作人员权限审批流程
收集指导办公室负责各归档单位主管领导及档案员权限变更的申报工作，具体流程为：部门档案员填写《部门档案工作人员系统权限变更登记表》，所在部门档案主管领导签字盖章后提交收集指导办公室人员审批，经批准后报送系统管理员。
（二）档案馆内部工作人员权限审批流程
档案馆内部工作人员权限变更时，申请人需填写《档案馆工作人员系统权限申请表》，经所在办公室主任审批同意后，报送系统管理员。涉及系统安全或重大权限变更，需报档案馆分管领导签字同意后，报系统管理员。
（三）档案馆领导权限审批流程
档案馆领导权限变更时，经馆务会集体讨论决定后，由技术编研办公室主任填写《档案馆工作人员系统权限申请表》，经馆长审批同意后，报送系统管理员。
第八条 用户权限配置
用户权限审批通过后，系统管理员根据《部门档案工作人员系统权限变更登记表》《档案馆工作人员系统权限申请表》在五个工作日内完成权限新增、变更、注销工作，填写申请单中相应内容。
第九条 用户权限复核
系统管理员完成用户权限新增、变更和注销工作后，权限复核员根据《部门档案工作人员系统权限变更登记表》《档案馆工作人员系统权限申请表》中所列内容进行复核，确认无误后，签字并存档。
第十条 用户权限测试
权限开通后，审批人通过电子邮件等方式通知申请人，申请人在接到权限开通通知后，须在五个工作日之内完成系统权限测试，如有问题可通过电子邮件（包含问题的文字说明及截图）反馈到系统管理员。系统管理员应及时给予解决，并将处理结果通过电子邮件及时反馈给申请人。
在五个工作日之内无问题反馈的，系统管理员将视此权限设置正确，后续如有问题将按照用户权限重新申请流程处理。
第十一条 系统权限维护
系统管理员负责每月定期进行安全审计工作，清理档案管理系统中长期不登录的用户账号和授权期满账号，填写《档案管理系统账号清理记录单》（附件3）。
第十二条 完成系统权限设置后，用户账号、密码与“校园一卡通”自动绑定。非校内用户员因工作需要设置账号与密码，需经档案馆馆长审批后，方可分配系统权限。
第四章 数据备份及安全管理
第十三条 数据备份
（一）档案管理系统用户数据需按日、周、月定期进行备份，以便系统发生故障时能够快速恢复。
（二）档案管理系统用户数据需在两台及以上的计算机中进行备份，确保数据安全。
第十四条 安全管理
（一）系统管理人员应恪守保密制度，不得擅自泄露各种管理信息资料与数据。
（二）档案管理系统服务器为系统专用设备，不得随意调试、挪作他用。
（三）严禁系统管理员以外的人员进行系统维护工作。
第五章 附则
第十五条 解释
本制度自颁发之日起执行，解释权归北京大学档案馆。
档案馆
2022年9月22日
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