第一条 为规范北京大学学籍档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规及国家有关规定，以《北京大学档案管理办法》为依据，结合我校具体情况，制定本细则。
第二条 声像档案是指我校各单位及个人在从事党政、教学、科研、基建、对外交流等活动中形成的，对学校和社会有保存价值的，以声像为主要表现形式的历史记录，主要指照片、录音、录像等。
第三条 声像档案归档工作实行档案馆统一指导，形成部门整理立卷、归档制度。各单位形成的照片、录音、录像等由本单位文书档案员收集、整理、归档。
各单位应加强声像档案归档工作，每年文书档案归档的同时，开展声像档案归档工作。
第四条 归档范围及保管期限
北京大学声像档案归档内容主要包括：
（一）记录上级领导来校视察及校领导重要公务活动的声像资料；
（二）记录学校及各单位主要业务活动和重要成果的声像资料；
（三）记录学校民主党派和群众团体、全校师生等重大活动的声像资料；
（四）记录学校三级以上教授、科学院院士、工程院院士及其他著名专家学者、知名人士公务活动的声像资料；
（五）记录学校重要历史情况、重要建筑物、重要文物、校园景观的声像资料。
声像档案的保管期限分定期（10年以下）、定期（30年）、永久。保管期限的时间从文件归档年度的1月1日算起。
声像档案归档范围和保管期限，详见《北京大学声像档案归档范围和保管期限表》（附件一）。
第五条 档号标识结构
档号是每件（卷）档案的唯一标识，编制档号应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。参照中华人民共和国行业标准《档号编制规则》（DA/T 13-2022）和《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的规定，北京大学声像档案档号结构为：全宗号-档案门类代码-声像分类代码-单位代码-文件形成年度-顺序号。
第六条 归档质量要求
（一）内容客观。照片、录音文件、录像文件等应在整理前进行认真筛选和鉴别，选择能客观、完整地反映业务活动主要内容、人物和场景等的部分声像资料归档。
（二）格式标准。声像文件格式应为当前主流的标准格式，具体参照档案行业标准《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）和《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019）。
（三）归档形式。除洗印照片外，光盘、录像带和录音带应转换为电子文件归档。
（四）整理规范。声像档案应按照《北京大学声像档案整理要求》（附件二）进行规范化整理。
第七条 归档时间
归档单位于每年10月底以前完成上一年度的归档工作。重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内完成归档工作。
第八条 归档手续
系统打印并填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。
第九条 声像档案工作的指导、监督、检查和评比
（一）档案馆负责声像档案整理立卷和归档的指导、监督工作。
（二）档案馆会同有关部门对声像档案的形成、整理、归档等工作进行检查和评比。
第十条 本细则自发布之日起执行，由档案馆负责解释。
北京大学档案馆
2022年7月
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