第一条 为规范北京大学学籍档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规及国家有关规定，以《北京大学档案管理办法》为依据，结合我校情况，制定本细则。

       第二条 学籍档案是指学生在校学习期间形成的具有保存价值的材料，它是学生在校期间学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。

第三条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，交档案馆永久保存。

       第四条 归档范围及保管期限

北京大学学籍档案归档内容主要包括：

（一）学籍表；

（二）成绩单；

（三）本科生学业情况登记表；

（四）研究生毕（结）业审批、论文答辩及学位授予的有关材料；

（五）长期、预科留学生的个人申请材料；

（六）其他具有永久保存价值的材料。

学籍档案的保管期限为永久。

第五条 档号标识结构

档号是每件（卷）档案的唯一标识，编制档号应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。参照中华人民共和国行业标准《档号编制规则》（DA/T 13-2022）和中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的规定，北京大学学籍档案档号结构为：全宗号-档案门类代码-学籍分类代码-单位代码-文件形成年度-顺序号。

第六条 归档质量要求

（一）手工书写应用黑色签字笔，字迹要求工整清晰；

（二）学籍表、学业情况表中应包含图像清晰的本人标准彩色证件照片；

（三）毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并签字盖章。

归档文件材料的具体整理立卷方法见《北京大学学籍档案整理立卷要求》（附件一）。

第七条 归档时间与归档单位

（一）归档时间

学籍档案原则上于毕业当年归档。

（二）归档单位

本科、成教生、硕士研究生学籍档案由所在教学单位负责归档；

博士研究生学籍档案由研究生院负责归档；

长期、预科留学生学籍档案由国际合作部负责归档。

第八条 归档手续

系统打印并填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。

第九条 学籍归档工作的指导、监督、检查和评比

（一）档案馆负责学籍档案整理立卷和归档的指导、监督工作。

（二）档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行检查和评比。

第十条 本细则自发布之日起执行，由档案馆负责解释。

                          北京大学档案馆

           2022年7月

附件一： 北京大学学籍档案整理立卷要求