第一条 为规范北京大学文书档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规及国家有关规定，以《北京大学档案管理办法》为依据，结合我校具体情况，制定本细则。
第二条 文书档案是指我校各单位及个人从事教学、科研、管理等活动形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录。
第三条 文书档案实行档案馆统一指导，文件形成部门整理立卷、归档制度。各单位应加强档案管理，明确档案工作分管领导，并确定档案员，具体负责和组织文书档案的整理、立卷、归档工作。
第四条 归档范围及保管期限
北京大学文书档案归档内容包括：
(一)反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、学校建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
(二)本单位工作活动中形成的具有重要凭证价值的文件材料；
(四)下级单位报送的重要文件材料；
(五)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
文书档案的保管期限分定期（10年以下）、定期（30年）、永久。保管期限的时间从文件归档年度的1月1日算起。
全校各单位文书档案归档范围和保管期限，详见《北京大学文书文件材料归档范围和保管期限》（附件一）。
第五条 档号标识结构
档号是每件（卷）档案的唯一标识，编制档号应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。参照中华人民共和国行业标准《档号编制规则》（DA/T 13-2022）和中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的规定，北京大学文书档案档号结构为：全宗号-档案门类代码-单位代码-文件形成年度-顺序号。
第六条 归档质量要求
（一）完整齐全。属于归档范围的传统载体、电子形式文书档案均需归档。归档文件的各组成部分要完整，签发时间、签字、盖章等手续齐全。
（二）提交终稿。办理完毕的纸质文件原件归档；电子文件应内容完整，以最终版本的不可修改状态归档。
（三）整理规范。归档文件材料的具体整理立卷方法见《北京大学文书档案整理要求》（附件二）。
第七条 归档时间
（一）归档单位在每年十月底以前完成上一年度的归档工作。
（二）单位调整或合并时，撤销单位应在三个月之内负责把调整前的档案整理归档。
（三）临时性机构，成立时应及时将档案员和联系电话通知档案馆收集指导办公室，工作结束一个月之内完成归档工作。
第八条 归档手续
系统打印并填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。
第九条 文书档案工作的指导、监督、检查和评比
（一）档案馆负责文书档案整理立卷和归档的指导、监督工作。
（二）档案馆会同有关部门对文书档案的形成、整理、归档等工作进行检查和评比。
第十条 本细则自发布之日起执行，由档案馆负责解释。
北京大学档案馆
2022年7月
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